Wajib Tahu Sebelum Merekrut Mahasiswa Asing: Proses Izin Kerja dan Kewajiban Pemberi Kerja

Saat perusahaan Taiwan mempekerjakan mahasiswa asing, cara pengurusan izin kerjanya berbeda-beda menurut sifat hubungan kerja. Banyak HR belum familier dengan proses ini, jadi artikel ini menguraikan aturannya per skenario.

Tiga skenario izin kerja

Skenario 1: kerja paruh waktu selama masa studi

Izin kerja diajukan oleh mahasiswa sendiri kepada Kementerian Ketenagakerjaan. Pemberi kerja hanya perlu memastikan mahasiswa menunjukkan bukti izin kerja yang masih berlaku, tanpa perlu mengurus dokumen apa pun.

Skenario 2: dalam 2 tahun setelah lulus (aturan baru revisi 2025)

Mahasiswa asing yang memperoleh gelar setara diploma atau lebih tinggi dapat mengajukan “perpanjangan izin tinggal” hingga 2 tahun setelah lulus. Selama periode ini pemberi kerja sama sekali tidak perlu mengajukan izin kerja dan bisa langsung mempekerjakan, tanpa batasan jenis pekerjaan maupun status penuh waktu atau paruh waktu. Lihat halaman penjelasan Dewan Pembangunan Nasional.

Skenario 3: pekerjaan formal setelah masa perpanjangan 2 tahun berakhir

Izin kerja beralih menjadi diajukan oleh pemberi kerja kepada Kementerian Ketenagakerjaan. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk:

1. Mengajukan izin kerja atas nama karyawan: harus diajukan pemberi kerja, tidak boleh diurus sendiri oleh karyawan
2. Memastikan gaji sesuai ketentuan: harus mencapai standar minimum yang ditetapkan Kementerian Ketenagakerjaan
3. Menyediakan kontrak kerja yang sah: kontrak tertulis harus sesuai peraturan ketenagakerjaan Taiwan
4. Memperpanjang izin kerja: perpanjangan harus diajukan sebelum izin berakhir
5. Memberi tahu Kementerian Ketenagakerjaan saat hubungan kerja berakhir: kalau karyawan mengundurkan diri, Kementerian harus diberi tahu untuk mencabut izin

Syarat pengajuan:

• Pendidikan: minimal gelar sarjana (ijazah Taiwan atau ijazah luar negeri yang sudah disetarakan Kementerian Pendidikan)
• Jenis pekerjaan: harus termasuk kategori “pekerjaan profesional” yang ditetapkan Kementerian Ketenagakerjaan
• Gaji: harus mencapai ambang gaji tertentu (silakan periksa pengumuman terbaru Kementerian Ketenagakerjaan)

Alur pengajuan (berlaku untuk Skenario 3)

Langkah 1: siapkan dokumen

Pemberi kerja perlu menyiapkan:

• Dokumen pendirian dan pendaftaran perusahaan
• Bukti pembayaran asuransi tenaga kerja periode terakhir (atau bukti lain bahwa perusahaan beroperasi secara sah)
• Surat kontrak kerja
• Ijazah, transkrip nilai, dan dokumen penyetaraan ijazah karyawan (bila berlaku)
• Paspor dan dokumen izin tinggal karyawan di Taiwan
• Uraian jabatan

Langkah 2: ajukan secara daring

Saat ini pengajuan bisa dilakukan daring melalui Sistem Pengajuan Izin Kerja untuk Profesional Asing dan Mahasiswa Asing milik Kementerian Ketenagakerjaan, tanpa perlu mengirim berkas fisik.

Langkah 3: masa peninjauan

Kasus umum ditinjau sekitar 7 sampai 14 hari kerja. Kalau dokumen lengkap dan memenuhi syarat, izin biasanya terbit dengan lancar. Selama masa peninjauan karyawan tidak boleh mulai bekerja lebih awal, dan baru boleh resmi bekerja setelah izin kerja terbit.

Langkah 4: simpan dokumen setelah izin terbit

Setelah izin kerja terbit, pemberi kerja perlu menyimpan satu salinan dengan baik, dan karyawan juga menyimpan satu salinan. Masa berlaku tercantum pada izin, jadi aturlah pengingat perpanjangan lebih awal.

Bagaimana cara memperpanjang?

Kalau hubungan kerja masih berlanjut menjelang berakhirnya masa berlaku izin kerja, pemberi kerja perlu mengajukan perpanjangan lebih awal, disarankan mulai dua bulan sebelum berakhir. Dokumen yang dibutuhkan mirip dengan pengajuan pertama, tetapi mungkin perlu ditambah bukti masa kerja seperti catatan pembayaran asuransi sebelumnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Bolehkah karyawan mulai bekerja dulu selama masa percobaan, izin kerjanya diurus belakangan?
J: Tergantung skenarionya. Kalau karyawan masih dalam masa perpanjangan izin tinggal 2 tahun setelah lulus, pemberi kerja tidak perlu mengurus izin dan karyawan bisa langsung bekerja. Kalau harus diurus pemberi kerja, karyawan baru boleh resmi mulai setelah izin kerja terbit, jadi sebaiknya proses dimulai segera setelah diterima.

T: Kalau isi pekerjaan karyawan berubah saat masih bekerja, perlu mengajukan ulang?
J: Kalau kategori pekerjaannya berubah signifikan (misalnya dari pemasaran menjadi teknik), izin kerja perlu diajukan ulang. Kalau hanya penyesuaian cakupan tanggung jawab, biasanya tidak perlu. Kalau ragu, bisa berkonsultasi dengan Kementerian Ketenagakerjaan atau lembaga layanan ketenagakerjaan.

T: Kalau karyawan tetap bekerja setelah izin kerjanya kedaluwarsa, apakah pemberi kerja ikut bertanggung jawab?
J: Ya. Pemberi kerja memikul tanggung jawab bersama dan bisa dikenai sanksi. Pastikan Anda memantau tanggal berakhirnya izin setiap karyawan asing.

Kesimpulan

Keseluruhan proses izin kerja lebih lugas daripada yang dibayangkan banyak HR. Intinya ada tiga hal: pemberi kerja yang mengajukan, dokumen lengkap, dan waktunya dipantau. Jadikan alurnya sebagai SOP, maka pengurusan berikutnya akan makin lancar.

Untuk praktik perekrutan mahasiswa asing lainnya, silakan lihat panduan lengkap perekrutan mahasiswa asing untuk perusahaan Taiwan.