ต้องรู้ก่อนรับสมัครนักศึกษาต่างชาติ: ขั้นตอนขอใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

เมื่อบริษัทไต้หวันจ้างนักศึกษาต่างชาติ วิธีดำเนินการเรื่องใบอนุญาตทำงานจะต่างกันตามลักษณะการจ้าง HR หลายคนยังไม่คุ้นกับขั้นตอนนี้ บทความนี้จึงแยกข้อกำหนดออกมาอธิบายทีละสถานการณ์

สามสถานการณ์ของใบอนุญาตทำงาน

สถานการณ์ที่ 1: ทำงานพาร์ตไทม์ระหว่างเรียน

ใบอนุญาตทำงานให้ ตัวนักศึกษาเอง เป็นผู้ยื่นต่อกระทรวงแรงงาน นายจ้างเพียงตรวจสอบว่านักศึกษาแสดงหลักฐานใบอนุญาตทำงานที่ยังมีผลบังคับใช้ก็พอ ไม่ต้องดำเนินเอกสารใด ๆ

สถานการณ์ที่ 2: ภายใน 2 ปีหลังจบการศึกษา (กฎใหม่จากการแก้ไขกฎหมายปี 2025)

นักศึกษาต่างชาติที่ได้วุฒิอนุปริญญาขึ้นไป หลังจบการศึกษาสามารถยื่นขอ “ขยายเวลาพำนัก” ได้สูงสุด 2 ปี ในช่วงนี้นายจ้างไม่ต้องยื่นขอใบอนุญาตทำงานเลย สามารถจ้างได้โดยตรง ไม่จำกัดประเภทงาน และไม่จำกัดว่าเต็มเวลาหรือพาร์ตไทม์ ดูรายละเอียดที่ หน้าคำอธิบายของสภาพัฒนาแห่งชาติ

สถานการณ์ที่ 3: การจ้างอย่างเป็นทางการหลังครบกำหนดขยายเวลาพำนัก 2 ปี

ใบอนุญาตทำงานจะเปลี่ยนเป็นให้ นายจ้าง ยื่นแทนต่อกระทรวงแรงงาน โดยนายจ้างต้องรับผิดชอบ

1. ยื่นขอใบอนุญาตทำงานแทน: ต้องให้นายจ้างเป็นผู้ยื่นแทน พนักงานยื่นเองไม่ได้
2. ทำให้เงินเดือนเป็นไปตามข้อกำหนด: ต้องถึงเกณฑ์ขั้นต่ำที่กระทรวงแรงงานกำหนด
3. จัดทำสัญญาจ้างที่ถูกกฎหมาย: สัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรต้องสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานไต้หวัน
4. ต่ออายุใบอนุญาตทำงาน: ต้องยื่นขอต่ออายุก่อนใบอนุญาตหมดอายุ
5. แจ้งกระทรวงแรงงานเมื่อความสัมพันธ์การจ้างสิ้นสุด: หากพนักงานลาออก ต้องแจ้งกระทรวงแรงงานเพื่อเพิกถอนใบอนุญาต

เงื่อนไขการยื่น

• วุฒิการศึกษา: ต้องมีวุฒิปริญญาตรีขึ้นไป (วุฒิจากไต้หวัน หรือวุฒิจากต่างประเทศที่ผ่านการรับรองจากกระทรวงศึกษาธิการแล้ว)
• ประเภทงาน: ต้องอยู่ในประเภท “งานวิชาชีพ” ตามที่กระทรวงแรงงานกำหนด
• เงินเดือน: ต้องถึงเกณฑ์เงินเดือนที่กำหนด (โปรดตรวจสอบประกาศล่าสุดของกระทรวงแรงงาน)

ขั้นตอนการยื่น (ใช้กับสถานการณ์ที่ 3)

ขั้นที่ 1: เตรียมเอกสารให้ครบ

นายจ้างต้องเตรียม

• เอกสารจัดตั้งและจดทะเบียนบริษัท
• หลักฐานการชำระเงินสมทบประกันแรงงานงวดล่าสุด (หรือหลักฐานอื่นที่แสดงว่าบริษัทดำเนินกิจการอย่างถูกกฎหมาย)
• สัญญาจ้างงาน
• ใบปริญญา ใบแสดงผลการเรียน และเอกสารรับรองวุฒิของพนักงาน (ถ้ามี)
• หนังสือเดินทางและเอกสารการพำนักในไต้หวันของพนักงาน
• เอกสารคำอธิบายตำแหน่งงาน

ขั้นที่ 2: ยื่นออนไลน์

ปัจจุบันยื่นออนไลน์ได้ผ่าน ระบบยื่นขอใบอนุญาตทำงานสำหรับบุคลากรวิชาชีพต่างชาติและนักศึกษาต่างชาติ ของกระทรวงแรงงาน ไม่ต้องส่งเอกสารทางไปรษณีย์

ขั้นที่ 3: ช่วงพิจารณา

กรณีทั่วไปใช้เวลาพิจารณาราว 7 ถึง 14 วันทำการ หากเอกสารครบและมีคุณสมบัติครบถ้วน โดยทั่วไปจะได้รับอนุมัติอย่างราบรื่น ระหว่างช่วงพิจารณา พนักงานยังเริ่มงานก่อนไม่ได้ ต้องรอให้ใบอนุญาตทำงานออกก่อนจึงจะเริ่มงานอย่างเป็นทางการได้

ขั้นที่ 4: เก็บเอกสารหลังได้รับอนุมัติ

หลังใบอนุญาตทำงานออกแล้ว นายจ้างต้องเก็บรักษาไว้หนึ่งฉบับ และพนักงานเก็บไว้อีกหนึ่งฉบับ บนใบอนุญาตจะระบุวันหมดอายุไว้ โปรดตั้งการแจ้งเตือนต่ออายุล่วงหน้า

ต่ออายุอย่างไร

ก่อนใบอนุญาตทำงานหมดอายุ หากทั้งสองฝ่ายยังมีความสัมพันธ์การจ้างอยู่ นายจ้างต้องยื่นขอต่ออายุล่วงหน้า แนะนำให้เริ่มดำเนินการก่อนหมดอายุสองเดือน เอกสารที่ใช้ต่ออายุใกล้เคียงกับการยื่นครั้งแรก แต่อาจต้องเพิ่มหลักฐานการทำงาน เช่น ประวัติการชำระเงินสมทบประกันที่ผ่านมา

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ในช่วงทดลองงาน ให้พนักงานเริ่มงานก่อนแล้วค่อยทำใบอนุญาตทำงานได้ไหม
ตอบ: ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากพนักงานยังอยู่ในช่วงขยายเวลาพำนัก 2 ปีหลังจบการศึกษา นายจ้างไม่ต้องทำใบอนุญาต และเริ่มงานได้ทันที หากต้องให้นายจ้างยื่นแทน พนักงานจะเริ่มงานอย่างเป็นทางการได้หลังใบอนุญาตออกแล้วเท่านั้น จึงแนะนำให้เริ่มดำเนินการทันทีหลังรับเข้าทำงาน

ถาม: ถ้าพนักงานเปลี่ยนเนื้อหางานระหว่างทำงาน ต้องยื่นใหม่ไหม
ตอบ: หากประเภทงานเปลี่ยนอย่างมีนัยสำคัญ (เช่น จากการตลาดเปลี่ยนเป็นวิศวกรรม) ต้องยื่นขอใบอนุญาตทำงานใหม่ หากเป็นเพียงการปรับขอบเขตความรับผิดชอบ โดยทั่วไปไม่ต้อง หากมีข้อสงสัยสามารถสอบถามกระทรวงแรงงานหรือหน่วยบริการจัดหางาน

ถาม: ถ้าพนักงานยังทำงานต่อหลังใบอนุญาตทำงานหมดอายุ นายจ้างต้องรับผิดชอบไหม
ตอบ: ใช่ นายจ้างมีความรับผิดร่วม และอาจถูกลงโทษปรับ โปรดติดตามวันหมดอายุใบอนุญาตของพนักงานต่างชาติทุกคนอย่างเคร่งครัด

สรุป

ขั้นตอนใบอนุญาตทำงานทั้งหมดตรงไปตรงมากว่าที่ HR หลายคนคิดไว้ แก่นของมันมีเพียงสามเรื่อง คือ นายจ้างเป็นผู้ยื่นแทน เอกสารเตรียมให้ครบ และติดตามกำหนดเวลา ทำขั้นตอนนี้ให้เป็น SOP แล้วการดำเนินการครั้งต่อ ๆ ไปจะราบรื่นขึ้นเรื่อย ๆ

ดูแนวปฏิบัติเรื่องการรับสมัครนักศึกษาต่างชาติเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับบริษัทไต้หวันในการรับสมัครนักศึกษาต่างชาติ