Cần biết trước khi tuyển du học sinh: quy trình xin giấy phép lao động và nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Khi doanh nghiệp Đài Loan tuyển dụng du học sinh, cách làm giấy phép lao động khác nhau tùy theo tính chất công việc. Nhiều HR chưa quen với quy trình này, nên bài viết sẽ tách các quy định ra theo từng tình huống.

Ba tình huống giấy phép lao động

Tình huống 1: làm thêm trong thời gian học

Giấy phép lao động do chính sinh viên nộp lên Bộ Lao động. Nhà tuyển dụng chỉ cần xác nhận sinh viên xuất trình giấy phép lao động còn hiệu lực, không phải làm bất kỳ giấy tờ nào.

Tình huống 2: trong vòng 2 năm sau khi tốt nghiệp (quy định mới theo sửa đổi năm 2025)

Du học sinh có bằng cao đẳng trở lên, sau khi tốt nghiệp có thể xin “gia hạn cư trú” tối đa 2 năm. Trong giai đoạn này nhà tuyển dụng hoàn toàn không cần xin giấy phép lao động, có thể tuyển dụng trực tiếp, không giới hạn ngành nghề, không phân biệt toàn thời gian hay bán thời gian. Xem thêm tại trang giải thích của Hội đồng Phát triển Quốc gia.

Tình huống 3: tuyển dụng chính thức sau khi hết 2 năm gia hạn cư trú

Giấy phép lao động chuyển sang do nhà tuyển dụng thay mặt nộp lên Bộ Lao động. Nhà tuyển dụng chịu trách nhiệm:

1. Thay mặt nộp hồ sơ xin giấy phép lao động: bắt buộc do nhà tuyển dụng nộp, nhân viên không được tự làm
2. Bảo đảm mức lương đúng quy định: phải đạt chuẩn tối thiểu do Bộ Lao động quy định
3. Cung cấp hợp đồng lao động hợp pháp: hợp đồng bằng văn bản phải phù hợp pháp luật lao động Đài Loan
4. Gia hạn giấy phép lao động: phải chủ động xin gia hạn trước khi giấy phép hết hạn
5. Thông báo cho Bộ Lao động khi chấm dứt quan hệ lao động: nếu nhân viên nghỉ việc, phải thông báo để hủy giấy phép

Điều kiện nộp hồ sơ:

• Học vấn: cần có bằng đại học trở lên (bằng cấp Đài Loan hoặc bằng nước ngoài đã hoàn tất công nhận của Bộ Giáo dục)
• Ngành nghề: phải thuộc nhóm “công việc chuyên môn” do Bộ Lao động quy định
• Mức lương: phải đạt ngưỡng lương nhất định (vui lòng tra công bố mới nhất của Bộ Lao động)

Quy trình nộp hồ sơ (áp dụng cho Tình huống 3)

Bước 1: chuẩn bị đầy đủ giấy tờ

Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị:

• Giấy tờ thành lập và đăng ký công ty
• Chứng từ nộp bảo hiểm lao động kỳ gần nhất (hoặc giấy tờ khác chứng minh công ty hoạt động hợp pháp)
• Hợp đồng lao động
• Bằng cấp, bảng điểm và giấy công nhận văn bằng của nhân viên (nếu có)
• Hộ chiếu và giấy tờ cư trú tại Đài Loan của nhân viên
• Bản mô tả vị trí công việc

Bước 2: nộp trực tuyến

Hiện có thể nộp trực tuyến qua Hệ thống xin giấy phép lao động cho nhân tài chuyên môn nước ngoài và du học sinh của Bộ Lao động, không cần gửi hồ sơ giấy.

Bước 3: thời gian xét duyệt

Hồ sơ thông thường được xét duyệt trong khoảng 7 đến 14 ngày làm việc. Nếu giấy tờ đầy đủ và đủ điều kiện thì thường được cấp thuận lợi. Trong thời gian xét duyệt, nhân viên không được đi làm trước, chỉ được chính thức làm việc sau khi giấy phép lao động được cấp.

Bước 4: lưu giữ giấy tờ sau khi được cấp

Sau khi giấy phép lao động được cấp, nhà tuyển dụng cần lưu giữ cẩn thận một bản, nhân viên cũng giữ một bản. Trên giấy phép có ghi thời hạn hiệu lực, hãy đặt nhắc nhở gia hạn từ sớm.

Gia hạn thế nào?

Trước khi giấy phép lao động hết hiệu lực, nếu hai bên vẫn còn quan hệ lao động, nhà tuyển dụng cần xin gia hạn sớm, khuyến nghị bắt đầu làm trước khi hết hạn hai tháng. Giấy tờ cần cho việc gia hạn tương tự lần nộp đầu, nhưng có thể phải bổ sung chứng minh đang làm việc như hồ sơ đóng bảo hiểm trước đó.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Trong thời gian thử việc, có thể cho nhân viên đi làm trước rồi làm giấy phép lao động sau không?
Đáp: Tùy tình huống. Nếu nhân viên vẫn trong thời gian gia hạn cư trú 2 năm sau tốt nghiệp, nhà tuyển dụng không cần làm giấy phép và nhân viên có thể đi làm ngay. Nếu phải do nhà tuyển dụng thay mặt nộp thì chỉ được chính thức nhận việc sau khi giấy phép được cấp, nên bắt đầu thủ tục ngay sau khi tuyển.

Hỏi: Nhân viên đổi nội dung công việc trong quá trình làm việc thì có phải xin lại không?
Đáp: Nếu ngành nghề công việc thay đổi đáng kể (ví dụ từ tiếp thị chuyển sang kỹ thuật) thì phải xin lại giấy phép lao động. Nếu chỉ là điều chỉnh phạm vi trách nhiệm thì thường không cần. Có thắc mắc có thể hỏi Bộ Lao động hoặc cơ quan dịch vụ việc làm.

Hỏi: Nếu nhân viên vẫn đi làm sau khi giấy phép lao động hết hạn, nhà tuyển dụng có phải chịu trách nhiệm không?
Đáp: Có. Nhà tuyển dụng chịu trách nhiệm liên đới và có thể bị xử phạt. Hãy chắc chắn theo dõi ngày hết hạn giấy phép của từng nhân viên nước ngoài.

Tóm lại

Toàn bộ quy trình giấy phép lao động trực quan hơn nhiều so với hình dung của nhiều HR, cốt lõi chỉ gồm ba việc: nhà tuyển dụng đứng ra nộp, giấy tờ chuẩn bị đủ, và thời hạn được theo dõi. Biến quy trình này thành SOP thì những lần sau sẽ càng làm càng trôi chảy.

Thêm kinh nghiệm thực tế về tuyển dụng du học sinh, bạn có thể tham khảo hướng dẫn đầy đủ cho doanh nghiệp Đài Loan tuyển dụng du học sinh.